Dengan diangkatnya status pandemi di Indonesia, kegiatan bertajuk meeting sudah mulai kembali ke setting tatap muka, dimana semua peserta meeting ada di tempat yang sama. Meskipun banyak perusahaan yang masih memadukannya dengan sebutan sistem hybrid, tapi saat ini semakin banyak instansi dan organisasi yang mengumpulkan tim dalam meeting offline atau luar jaringan/luring. Ternyata, face to face meeting memiliki kelebihan yang selama ini belum dapat digantikan oleh online meeting.
Kadang kala, suatu instansi atau organisasi memilih untuk mengadakan meeting ini di luar kantor berdasarkan satu dan lain hal. Pertimbangan utama biasanya karena kapasitas, atau keinginan untuk bekerja dalam atmosfer yang berbeda. Di artikel ini, MAVEO ingin memberikan beberapa tips saat memilih venue meeting yang sesuai dengan kebutuhan kalian. Jadi, saat ketiban tugas mencari tempat meeting, kalian bisa langsung cek hal-hal berikut :
Setting ruang meeting yang adaptif
Kadang kala meeting yang diadakan membutuhkan setting tempat duduk yang berubah-ubah. Misalnya dari setting seminar menjadi kelompok, atau bahkan menjadi U-shape. Pastikan tempat meeting yang kalian pilih bisa mengakomodasi perubahan ini tanpa menimbulkan kerepotan yang terlalu tinggi, khususnya bagi pihak penyewa.
Fasilitas yang lengkap dan nyaman
Fasilitas adalah hal penting yang perlu dipastikan, misalnya jenis meja dan tempat duduk yang tersedia, dan juga fasilitas penunjang lain misalnya tempat parkir, toilet dan tempat sholat. Meeting biasanya mengharuskan pesertanya buat duduk dalam waktu yang cukup lama, sehingga meja dan kursi yang ergonomis sangatlah penting. Selain itu, akses internet dan piranti berbasis teknologi lainnya juga sebaiknya dapat disediakan oleh penyedia venue, sehingga kalian nggak terlalu repot membawa peralatan sendiri dari kantor.
Lokasi yang inspiratif dengan akses baik
Setiap meeting tentunya memiliki tujuan tertentu yang harus dicapai di akhir kegiatan. Nah, kalau tempat meetingnya menyuguhkan pemandangan baik, dengan setting ruangan yang estetik dan bersih, tentunya akan mendukung tercapainya tujuan meeting ini. Akses menuju lokasi ini juga sebaiknya baik, dan mudah dicari oleh setiap peserta meeting.
Tersedia ruang atau space untuk istirahat dan networking
Meeting room yang baik menyediakan lokasi tertentu agar peserta dapat beristirahat dan sekadar ngobrol dengan peserta lain, di luar setting rapat. Kadang kala, justru percakapan di luar meeting room inilah yang membuat peserta lebih memahami satu dengan yang lain. Apalagi jika dilakukan sambil menikmati minuman kesukaan.
Pilihan jasa catering di lokasi meeting
Saat meeting, seluruh peserta meeting diharapkan untuk berfokus melakukan pekerjaannya. Jadi mungkin kalian akan memilih venue yang mengakomodasi kebutuhan catering acara, mulai dari penyediaan coffee break hingga buffet untuk makan siang dan makan malam. Walaupun fokusnya bekerja, tapi asupan nutrisi selama bekerja juga sangat penting.
Kalau kalian amati, kelima hal penting ini bisa kalian temukan di venue-venue yang disediakan MAVEO, dan bisa di custom sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Meeting di Universitas Ma Chung pastinya hassle free alias bebas repot, dan kalau belum yakin, yuk datang dan kunjungi langsung venue yang tersedia di Universitas Ma Chung!
